Apéndice D

Sincronización

La primera vez que abras OmniFocus, se te pedirá que configures la Sincronización. La sincronización es una capa adicional importante en la seguridad de tus datos; además, hace posibles varias de las funciones avanzadas de la aplicación, como la captura de correos electrónicos. Si utilizas OmniFocus para iOS, la sincronización te dará acceso a los últimos cambios realizados en cualquiera de tus dispositivos.

Si tienes previsto sincronizar, es aconsejable que lo hagas como parte del proceso de configuración de la aplicación para garantizar una transición lo más fluida posible entre versiones y disponer desde un principio de esa capa adicional de copia de seguridad. Si decides configurar la sincronización más adelante, las mismas preferencias que has visto durante el primer arranque están disponibles en las preferencias de Sincronización de OmniFocus.

Este apéndice ofrece información adicional acerca del proceso de configuración de la sincronización y describe, a su vez, algunos componentes de la tecnología que mantiene tus datos a salvo.

Omni Sync Server

A la hora de configurar la sincronización, la opción disponible más sencilla es nuestro propio sistema Omni Sync Server. Es gratis, fiable y con el respaldo del experimentado equipo de soporte de Omni; nos encargamos de gestionar los servidores para que tus datos estén disponibles siempre que los necesites.

Comienza creando aquí una nueva cuenta Omni.

Otras opciones WebDAV

Omni Sync Server es una solución ideal para la mayoría de los usuarios de OmniFocus. Si necesitas un control absoluto de los datos en un sistema propietario, puedes configurar un servidor WebDAV privado para sincronizar los datos de OmniFocus. Puede ser un servidor de terceras partes (muchos proveedores ofrecen buenas alternativas) o un servicio alojado en tu propio Mac.

Si la privacidad de los datos es prioritaria, puedes desactivar la función Push en las preferencias de OmniFocus (la encontrarás en la pestaña Push de la sección Mostrar detalles en las preferencias de Sincronización). Los registros Push no contienen información específica de tu base de datos, pero intercambian información fuera del servidor.

Consulta este artículo de soporte para determinar si la sincronización push resulta adecuada para tus necesidades.

Si bien no podemos ofrecerte una asistencia exhaustiva para servidores de terceras partes, sí podemos darte algunos primeros consejos.

Cuando se exponen archivos y carpetas del ordenador en internet (incluso con protección mediante contraseña), se asume un cierto riesgo. Asegúrate de entender este riesgo antes de configurar un servidor, y no olvides mantener actualizado el Mac con los últimos parches de seguridad. Si prefieres no alojar tu propio servidor, puedes abrir una cuenta Omni o utilizar otro host que cumpla los estándares WebDAV para sincronizar OmniFocus.

Ten en cuenta que algunos servicios como Dropbox son estupendos para compartir archivos, pero no gestionan correctamente los datos de OmniFocus a efectos de sincronización. El uso de Dropbox puede dañar tus datos de OmniFocus. No uses Dropbox como medio de sincronización de tus datos de OmniFocus.

Funcionamiento de la sincronización

Al activar la sincronización en OmniFocus, el servidor que designes mantendrá una copia de tu base de datos para que esté siempre a tu disposición. En cada sincronización, OmniFocus compara tu base de datos local con el contenido del servidor y aplica las posibles diferencias a la base de datos del servidor (o viceversa, transfiriendo los últimos cambios del servidor al dispositivo).

OmniFocus está programado para sincronizarse automáticamente siempre que esté conectado a internet. Cuando la sincronización está activada, OmniFocus envía los cambios al servidor de sincronización al cabo de un minuto, o siempre que se abre o se cierra la aplicación. OmniFocus establece como mínimo una conexión con el servidor cada hora, aunque no haya habido cambios en el dispositivo. Esto ayuda a garantizar que los datos de OmniFocus estén siempre seguros, a buen recaudo y, sobre todo, actualizados.

Si has hecho cambios y quieres verlos de inmediato en otro dispositivo, puedes forzar una sincronización manual (elige Archivo > Sincronizar ahora (Comando-S) o haz clic en el botón Sincronizar de la barra de herramientas) antes de cambiar de dispositivo. Los cambios más recientes se transferirán al servidor de sincronización, de manera que al abrir OmniFocus en el otro sistema bastará con pulsar o hacer clic en Sincronizar para que todos los cambios se vean reflejados.

OmniFocus usa un sistema de sincronización push activado mediante notificaciones para lograr una mayor solidez. Siempre que hagas un cambio, esta función notifica al resto de dispositivos con OmniFocus que deben actualizarse. Así, es muy improbable que necesites usar la función de sincronización manual. Consulta este artículo de soporte para obtener más información sobre su funcionamiento.

Para acceder a opciones relacionadas con la sincronización push, elige Mostrar detalles… en la pestaña Sincronización de las preferencias de OmniFocus.

Encriptación

OmniFocus usa HTTPS para encriptar los datos que se transfieren a servidores de sincronización compatibles (entre ellos, Omni Sync Server). Además, todas las bases de datos de OmniFocus configuradas para sincronizarse con servidores remotos también se encriptan automáticamente antes de su transferencia y se guardan encriptadas en el servidor.

Las versiones más recientes de OmniFocus que incorporan la función de encriptación también utilizan un nuevo formato de base de datos. A menudo, se requiere la migración de los datos de las versiones más antiguas para garantizar la compatibilidad entre dispositivos.

Cuando actualices un dispositivo a una versión compatible con la encriptación, recibirás información sobre qué otros dispositivos deben actualizarse antes de poder completar la migración.

OmniFocus lleva a cabo la encriptación en tu Mac o dispositivo iOS en el momento de transmitir los datos al servidor de sincronización. De este modo, se garantiza la seguridad basada en la encriptación con independencia del destino de la sincronización (Omni Sync Server u otro servidor WebDAV). OmniFocus no encripta los datos de manera activa mientras se encuentren almacenados en tu dispositivo local, sino que delega esa funcionalidad al método de encriptación que hayas definido a nivel de sistema.

Encontrarás los detalles técnicos del esquema de encriptación de OmniFocus en esta entrada del foro.

Configuración de una frase de contraseña independiente para la base de datos

Por omisión, OmniFocus usa la contraseña que seleccionaste al configurar tu cuenta de sincronización para encriptar la base de datos en el servidor. Para disponer de una capa más de seguridad, puedes usar una frase de contraseña de encriptación distinta. Elige Cambiar frase de contraseña en la pestaña Encriptación de la sección Mostrar detalles de las preferencias de Sincronización.

La sección de detalles de sincronización indica si tu base de datos está encriptada con tu contraseña de sincronización o con una contraseña distinta. Cuando hagas clic en Cambiar frase de contraseña, se te pedirá que indiques la frase de contraseña actual (es la misma que la contraseña de sincronización). A continuación, podrás definir y confirmar una frase de contraseña nueva usada para encriptar la base de datos en el servidor.

Después de establecer una nueva frase de encriptación, en los ajustes de encriptación se indica que las contraseñas de sincronización y de cifrado son distintas. Puedes volver a unificarlas pulsando Vincular contraseñas, o bien modificar la contraseña de encriptación con la opción Cambiar frase de contraseña de encriptación.

Si sincronizas con OmniFocus en otros equipos Mac u otros dispositivos iOS, después de cambiar la frase de encriptación se te pedirá que introduzcas la nueva frase de contraseña en cada uno de los dispositivos para poder recibir actualizaciones del servidor.

Migración de la base de datos

Si estás actualizando desde una versión anterior de OmniFocus, es posible que te aparezca un mensaje pidiéndote que migres tu base de datos al nuevo formato, compatible con las funciones de la última versión de la aplicación.

La primera vez que abras una versión de OmniFocus que sea compatible con el nuevo formato de base de datos, o cuando elijas Migrar base de datos en el menú Archivo, verás la ventana de migración. Se muestra una lista de los clientes que deben actualizarse a la última versión para poder completar el proceso de migración de la base de datos.

Si estás usando una versión de OmniFocus muy antigua en un dispositivo que se sincroniza con la base de datos actual, es posible que no puedas migrarla al nuevo formato. Si fuera el caso, esto se indicará en una sección distinta de la ventana de migración. Se te pedirá que desconectes los clientes que no cumplen los requisitos (elige Mostrar dispositivos y Anular registro para los clientes que no sean aptos) antes de proceder con la actualización.

Si prefieres conservar la compatibilidad de sincronización con una versión muy antigua de OmniFocus, siempre puedes no actualizar al nuevo formato de base de datos. Sin embargo, las nuevas funciones de OmniFocus que requieran el formato actualizado no estarán disponibles en los dispositivos que se sincronicen con esa base de datos.

Cuando todos tus Mac y dispositivos iOS con OmniFocus estén usando versiones compatibles con el nuevo formato de base de datos, la ventana de migración te permitirá llevar a cabo la transición al nuevo formato mejorado. Elige Migrar base de datos y ya habrás terminado. OmniFocus sincronizará tu base de datos en el nuevo formato en todos tus dispositivos. Si eliges Más tarde, se te recordará de nuevo al día siguiente (y siempre puedes seleccionar el ítem de menú Migrar base de datos en cualquier momento que te convenga.)

Antes de convertir el formato, OmniFocus crea automáticamente una copia de seguridad de tu base de datos; en el improbable caso de que algo fuera mal durante el proceso de migración, podrías recurrir a esta copia. Hemos preparado algunos artículos de soporte con más información acerca del proceso de migración y de la restauración de copias de seguridad. También puedes contactar con nosotros si tienes alguna duda.